Housekeeping umí být mocná a efektivní zbraň v boji proti zbytečnému papírování, telefonování, mailování, zahlcování recepce problémy s údržbou atd.
Jak tedy vše nastavit tak, aby Vám BetterHotel ušetřil co nejvíce času?
Prvně si najděte si přehled pro housekeeping - menu - recepce - housekeeping. Zde si krom kontroly všech úklidů můžete také celý housekeeping nastavit.
Pracovníci úklidu a údržby
V levém menu Housekeepingu najdete záložku Pracovníci úklidu. Systém Vám nabídne tabulku se všemi uživateli, které chcete pověřit úklidem a údržbou. Po kliknutí na tlačítko přidat se Vám otevře formulář s novým uživatelem. Vyberte mu roli Housekeeping. Standardně se předpokládá, že údržba a úklid budou pracovat pouze s naší mobilní aplikací, takže jim nemusíte dávat žádná uživatelská oprávnění. Kontrolou pak může být pověřen např Váš manager, šéf recepce nebo Vy.
Stavy pokojů
V levém menu naleznete záložku Stavy pokojů. Zde si můžete zadat libovolné stavy, ve kterých bude možné pokoje evidovat. Pro ilustraci můžete použít například stavy Uklizeno, Neuklizeno a Technická závada. Ke každému stavu můžete vybrat barevné rozlišení a popis, především pak ale můžete vybrat uživatele, kteří budou k tomuto stavu delegovaní, tedy obdrží upozornění pokaždé, když se nějaký pokoj ocitne v tomto stavu. Všechny stavy, které mají nastaveného alespoň jednoho uživatele v delegování budou také automaticky hlášeny jako problémy, o tom ale až později.
Úkoly pro úklid
Úkoly jsou skvělá věc pro pravidelně se opakující úkoly, které má za úkol Vaše pokojská služba při každém úklidu kontrolovat a Vy chcete mít jistotu, že na ně nemá zapomenout. Stejně tak se dají použít s Vazbou na sklad např. pro správu minibaru, spotřebního materiálu atd. Prvně si můžete vytvořit kategorie (skupiny), do kterých budete chtít své úkoly řadit. Pro ilustraci počítejme s následujícími: Kontrola světel, Minibar. Při vytváření jednotlivých kategorií si všimněte, že k nim můžete připojit sklad (viz nastavení skladového hospodářství) nebo vybrat uživatele, který bude notifikovaný vždy, když jakýkoliv úkol v této kategorii nebude splněn nebo nebude mít nastavenou správnou hodnotu.
Po uložení kategorií můžete do každá začít vkládat jednotlivé úkoly. Začněme s vkládáním úkolů do kategorie Kontrola světel. Po přidání úkolu se Vám zobrazí formulář, kde můžete vyplnit jeho jméno a typ. Typ vyberte zaškrtávací tlačítko a dále výchozí hodnotu (1= tlačítko bude zaškrtnuté nebo 0 = tlačítko nebude zaškrtnuté). Tedy položku pojmenujeme např. Světla na chodbě, a výchozí hodnotu zadáme na 1, tedy zaškrtávací tlačítko bude zaškrtnuté. Jak to bude vypadat v praxi - Vaše pokojská služba po otevření úklidu ve své mobilní aplikaci uvidí úkol Světla na chodbě u kterého bude svítit zaškrtnuté tlačítko. V momentě, kdy nebude světlo svítit, toto tlačítko pokojská odškrtne, tedy řekne, že to není v pořádku a po uložení Vás bude o tomto problému systém notifikovat. Samozřejmě je možné pojmout to také opačně - tedy např. pojmenovat kategorii např. Problém se světly, nastavit výchozí hodnoty na 0 a nechat vaše pokojské zaškrtávat toto tlačítko pouze v momentě poruchy - výsledek je stejný, můžete si vybrat to, co Vám bude dávat větší smysl.
Nyní vytvoříme nový úkol pro kategorii minibar, který pojmenujeme např. "Jameson lahvička" a vybereme jako typ zobrazení číselný vstup. Jako výchozí hodnotu můžete zadat standardní množství, které má v v minibaru být, např 2. Dále můžete položku spojit se zbožím, které máte na skladu. V praxi Vaše pokojská uvidí položku "Jameson lahvička", vedle které bude svítit číslo dvě. Dále má možnost zadat množství, které do minibaru doplnila. Po uložení se toto množství automaticky odečte z příslušného skladu. Pokojská tedy zná přesné množství, které má v minibaru být a vy máte kompletní přehled o čerpání skladových zásob. Stejný princip můžete aplikovat např. na spotřební materiál - toaletní papír, ručníky apod.