Funkce check-in a check-out jsou jedny z nejdůležitějších funkcí rezervačních systémů. V našem systému je však samotný proces navázaný i na stav rezervace. Pro některé z Vás může být naše řešení mírně komplikované, proto bychom Vám rádi celý proces, jak správně provést check-in, popsali.
V první řadě se podíváme, na co vůbec stavy rezervací slouží. Jejich hlavním cílem je především odlišení rezervací podle jednotlivých situací, které v hotelu nastanou. Jeden z takových stavů je nazván totiž také jako "check-in" a pravděpodobně to je ten důvod, co Vás umí zmást. Tyto stavy jsou však výhradně ve Vaší režii, proto si je můžete kdykoli přejmenovat nebo i smazat. Najdete je v pravé části v Menu - Nastavení - Rezervační systém. Naším motivem bylo, Vám první kontakt se systémem zjednodušit, a proto jsme Vám vytvořili základní stavy rezervací, které nejčastěji nastávají během provozu. Čerpali jsme především ze zkušeností samotných hotelů a penzionů.
"Pravý" systémový check-in se však v našem Mevrise udělá ještě jinak. Systémový check-in provedete jednoduše a to kliknutím na rezervaci pravým tlačítkem na myši a vyberete možnost check-in. Hned v dalším kroku Vás systém upozorní nejen na stav rezervace, na který se má rezervace přepnout, ale také stav pokoje, který je důležitý zejména pro uklízečky. Zde vidíte, že stav rezervace, který si předem vytvoříte, můžete po provedení systémového check-inu využít k odlišení od ostatních rezervací. Samozřejmě, stav se ani změnit nemusí, to vše záleží zcela na Vás.
Ptáte se ještě proč používat systémový check-in? Oproti stavu rezervace, který je libovolně editovatelný a to kýmkoli, ten systémový check-in nelze měnit. Naopak, díky němu máte přehled o tom, kdo check-in udělal a kdy a dokonce můžete kontrolovat, zda nechybí žádný údaj o hostu pro cizineckou policii. Jeho vynikajícím prvkem je i fakt, že díky němu máte přehled o příjezdech nebo o případných nedojezdech, protože boční "boxy" budou odrážet už jen ty hosty, kteří mají v dnešní den přijít nebo odejít. Jak vidíte, stačí už jenom jedno stlačení a check-in máte za sebou.
Podobně to funguje i v případě check-outu. Jediný rozdíl je ten, že je podmíněn uzavřením účtu a tedy zaplacením všech položek na účtu. Víme však, že v ubytovacích zařízeních je celkem běžné, že host zaplatí až později, i po odchodu z hotelu. Proto jsme k takové situaci vytvořili možnost nevyfakturovaných položek přesunout na tzv. otevřený účet, pod vlastním označením a tím pádem položky mohou být splatné i po odjezdu hosta. Tuto funkci věříme, že ocení především manažeři a majitelé hotelů, kteří díky ní budou mít přehled o nedoplatcích. Nakonec tedy stačí opět kliknout na to jedno tlačítko a check-out je úspěšně proveden.
Máme pro Vás však ještě jedno řešení. Pokud ve vašem zařízení nevyužíváte náš systém na vystavování dokladů, tak je možné si nastavit Mevris i tak, že nebude požadovat uzavření účtu. Poté jako stisknete tlačítko check-out se Vám všechny položky označí jako uhrazeny a žádný doklad se již nebude muset (moct) vystavovat. Toto nastavení najdete v Menu - Nastavení - Interní procesy v záložce "Check-out". Upozorňujeme však, že v takovém případě již nebude možné tento proces vrátit a tedy vystavit doklad z dané rezervace. Jediná možnost je smazat rezervaci a znovu ji vytvořit. Tento způsob Vám doporučujeme však jen ve výjimečných případech.
Menší ubytovací zařízení, které nedisponují samostatnou recepcí, možná právě uvítají možnost automatického check-inu a check-outu. Nastavit to můžete jednoduše v Menu - Nastavení - Rezervační systém - Interní procesy. Takto si jednoduše nastavíte, že se Vám daný check-in nebo check-out provede například každý den v době předpokládaného nájezdu a o změnu stavu a systémového check-inu se postará již systém za Vás. Výše popsané restrikce však platí i v tomto případě.