Nastavení e-mailových šablon není žádný složitý proces, spolu to určitě zvládneme. Šablony najdete v Menu - Nastavení - Nastavení e-mailingu, kde kliknete na podzáložku "Šablony".
Po kliknutí na tlačítko "Přidat šablonu" začíná samotná hra kreativity. Zobrazí se Vám karta, kde v levé části vidíte zástupné znaky:
Střední část slouží k vložení samotného textu, který chcete prostřednictvím e-mailu klientovi sdělit. Důležité je správně nazvaný předmět e-mailu, aby klientům náhodou nespadl do spamu nebo jej omylem neodklikli jako spam.V pravé části najdete ještě několik možností, jaké přílohy přiložit k emailu. Nejčastěji používané jsou samozřejmě ubytovací voucher, doklad, zálohový list a voucher pro transfer. Máte však možnost připojit i svou vlastní přílohu.
Zástupné znaky
Zástupné znaky slouží jako proměnné, které využijete v textu šablony. Díky daným znakům systém doplní konkrétní údaj podle vybrané rezervace nebo dokladu. Uvedeme využití na příkladu potvrzení rezervace. V textu šablony chcete, aby se hostu uvedl termín rezervace. Proto napíšete například:
"Děkujeme za vytvoření rezervace. Potvrzujeme Vaši rezervaci v termínu od (ARRIVAL) do (DEPARTURE)."
Místo anglických slovíček "Arrival" a "Departure" systém doplní přesný termín rezervace. Klientovi se tedy objeví:
"Děkujeme za vytvoření rezervace. Potvrzujeme Vaši rezervaci v termínu od 8.9.2016 do 10.9.2016."
Na takovém principu fungují všechny zástupné znaky. Text můžete zpracovat v různém stylu, pomocí různého písma a také máte možnost text doplnit o obrázky popřípadě odkazy. Kreativitě se v tomto případě meze nekladou.Ikonky vlajky, v části nad předmětem emailu, určují jazykové mutace, ve kterých je možné vytvořit danou emailovou šablonu. Automaticky po překliknutí se však text nepřeloží, na to je nutné opět ruční vložení jako například v české mutaci, což je popsáno výše.
Nakonec si každou takovou vytvořenou šablonu stačí nazvat, abyste věděli jak a kde ji použít, popřípadě ke které události ji přiřadit. To nastavíte opět v pravé části v Menu - Nastavení - Nastavení emailingu v záložce "Šablony".
Použití v praxi
Kde se s danými šablonami setkáte při běžné práci se systémem? Při každém otevření emailového klienta (z vybrané rezervace stisknutím tlačítka "Kontaktovat hosta"). Po jeho otevření máte možnost vložit do emailu jakoukoliv emailovou šablonu a popřípadě vybrat i jazyk komunikace.
Výchozí jazyk pro komunikaci
Vybraná šablona se defaultně načte v jazykové mutaci, kterou má host z příslušné rezervace vyplněnou ve své kartě. (Jazyk pro komunikaci můžete u každého klienta libovolně měnit v Menu - Kontakty - Adresář klientů / firem - Detail klienta / firmy.)
Automatické akce
Specifickým prvkem emailových šablon je i možnost vytvoření automatických akcí. Tedy vybrat, která šablona se má přednastavit, popřípadě i automaticky odeslat, při vybrané akci. Nastavíte to jednoduše v Menu - Nastavení - Nastavení emailingu v záložce "Šablony" v pravé části. Zde si nastavíte, která emailová šablona se má vygenerovat například při potvrzení rezervace, při odeslání dokladu, v případě posílání zálohových listů a faktur nebo storna apod.
Pokud využíváte Channel manager nebo náš Online rezervační formulář, potvrzovací emaily ohledně rezervací si také spravujete v tomto rozhraní popřípadě najdete přiřazení šablon také u nastavení jednotlivých produktů v Menu - Nastavení - Rezervační systém v záložce "Online rezervace" a v případě Channel manageru v záložce "Channel manager".