(5 minut čtení)


Gratulujeme Vám k pořízení vlastního channel manageru, jste na nejlepší cestě k tomu stát se opravdu chytrým hoteliérem. Channel manager je kouzelná věc, která Vám ušetří obrovské množství času a nákladů. Navíc je plně automatický, takže se o něj nemusíte starat. Má však svá pravidla, která je dobré ve svém vlastním zájmu respektovat. Pojďme se tedy podívat trochu pod povrch.


Aktivace channel manageru


Před aktivací channel manageru je nutné mít ve svém účtu v BetterHotelu vyplněné ceny (doporučujeme alespoň na dva roky dopředu) a aktualizovanou dostupnost. V momentu připojení portálu channel manager vymaže na portále veškeré údaje o cenách a dostupnosti a nahradí je údaji z BetterHotelu.


Tip: Pokud na kterýkoliv termín nemáte vyplněné ceny, channel manager automaticky daný termín uzavře k prodeji. Dobré je také použít nastavení minimální ceny u každého typu pokojů.


Před aktivací každého portálu na channel manageru je nutné jej takzvaně „namapovat“, toto mapování provádíme my. Mapování znamená vytvoření vazby (ceny, dostupnost) mezi BetterHotelem a portálem. Každý portál se mapuje zvlášť a každý má svá specifika. Mapování probíhá tak, že si od každého portálu vyžádáme seznam nabízených typů pokojů a seznam ceníků. Následně na každý typ pokoje připojujeme příslušný typ pokoje z BetterHotelu. Vytváří se zde tedy vazba 1:1. Stejně tak se budou připojovat i Vaše ceníky. V BetterHotelu je tedy nutné mít totožnou skladbu typů pokojů, jakou máte na portálech. Jinak bývá mapování dost obtížné. Vyplývá z toho také to, že pakliže máte větší množství portálů, je dobré mít na každém z nich více méně totožnou sestavu typů pokojů. V opačném případě je připojení všech portálů k jednomu účtu v BetterHotelu dost obtížné nicméně ne nemožné.


Tip: Pokud chcete urychlit mapování portálů a vyvarovat se zbytečným nepříjemnostem, je dobré si předem promyslet a poté nám zaslat, které typy pokojů v BetterHotelu se budou párovat ke kterým typům pokojů na portálech.


Pokud máte na portále více ceníků než v BetterHotelu (např. MLOS3, Packages apod.), je potřeba s námi tyto skutečnosti konzultovat. Pakliže máte totiž na portále ceník, který není namapovaný, znamená to, že do něj channel manager nebude vkládat žádná data, tedy ani ceny ani dostupnost a takový ceník si pak žije vlastním životem. Může se poté lehce stát, že přes takový ceník dorazí rezervace na úplně obsazený termín nebo rezervace se směšně nízkou cenou. Řešení jsou poté dvě, buď vytvoříme virtuální ceník, který k němu namapujeme nebo je potřeba přebytečný ceník na portálu smazat.

Důležité je zapamatovat si, že vazba se vytváří v momentu namapování a neumí se sama aktualizovat. Pokud tedy provedete po namapování portálu jakékoli změny ve skladbě pokojů nebo v cenových plánech v BetterHotelu nebo na portále, je potřeba nám tyto skutečnosti okamžitě nahlásit, jinak riskujete nepříjemné potíže např. ve formě overbooků, nesmyslných cen apod, za které nemůžeme nést žádnou odpovědnost.


Po aktivaci channel manageru, tedy propojení BetterHotelu s portálem, je NUTNÉ provést namátkovou kontrolu namapovaných cen a dostupnosti. Stačí tedy, když vyberete 3-4 náhodné termíny a zkontrolujete ceny a dostupnost jednotlivých namapovaných pokojů. Bohužel tuto kontrolu nemůžeme provést za Vás, proto Vás prosíme o součinnost při mapování. V případě, že neobdržíme žádnou reakci, potvrzení nebo odpověď z Vaší strany, máme za to, že je mapování v pořádku.


Import rezervací z portálů

V rámci zrychlení zapojení channel manageru nabízejí některé portály (Booking.com) možnost importovat rezervace přes channel manager přímo do Better Hotelu. Výrazně tak můžete zkrátit své úsilí, které byste jinak museli věnovat nastavení základních parametrů dostupnosti Vašich kapacit. Pakliže chcete využít importu rezervací, neváhejte nás kontaktovat.


POZOR: Import rezervací je vždy závislý na datech, které nám zašle příslušný portál. Z naší zkušenosti bohužel vyplývá, že ne vždy dojde ke stažení všech rezervací nebo naopak portál zašle rezervace duplicitně. Berte na vědomí, že Better Hotel nenese žádnou zodpovědnost za případné potíže, které by vznikly na základě importu rezervací. Stejně tak berte na vědomí, že i po importu rezervací je nutné všechny rezervace projít a zkontrolovat, zdali jsou naimportované správně a hlavně, zdali jsou naimportované všechny!


Ceny podle počtu osob


Ceník v BetterHotelu Vám umožní velmi pohodlně nastavit ceny podle počtu osob. Bohužel, některé portály (Booking.com, HRS, …) nejsou schopné takové ceny přijmout a umožňují nám nastavit pouze celkovou cenu za pokoj. Pokud chcete rozlišit cenovou nabídku podle počtu osob, je nutné se u takových portálů obrátit přímo na jejich zákaznickou podporu. Vy se následně rozhodnete, jestli budete rozlišení řešit formou příplatku nebo slevou, to znamená, jestli se rozlišení bude odvíjet od ceny za plnou obsazenost pokoje nebo od ceny při obsazenosti jednou osobou. Nám pak sdělíte, pro kterou možnost jste se rozhodli. Avšak mějte na paměti, kterou možnost využíváte, protože jestli budete chtít ceny měnit a budete chtít, aby se nová cena propsala i na portály, musí se změnit především tá cena, od které se celý rozpočet odvíjí


Přijímání rezervací


Rezervace z připojených portálů se do BetterHotelu přijímají automaticky. BetterHotelVám navíc vždy odešle konfirmační email. Naopak v momentu připojení channel manageru přestanete dostávat konfirmace (email, fax) z portálů. V drtivé většině případů není vyžadován žádný Váš zásah. Nicméně občas nastanou situace, kdy je dobré dát si pozor:


1. Rezervace skončí na čekací listině. Tato situace může nastat u nové rezervace nebo u modifikace. Do emailu dostanete email, který je označen jako „Chyba integrace“. Problém je v tom, že pro danou rezervace není na celé její období kontinuálně volný žádný pokoj. Rezervace se tedy uloží na čekací listinu a čeká. Chytrý BetterHotel navíc automaticky sníží dostupnost daného typu pokoje (pomocí modifikátoru v nastavení cen) a nemůže se tedy stát, že by došlo k prodání dalšího pokoje. Nyní je nutné vytvořit si místo na štaflích, umístit rezervaci na pokoj a dále manuálně upravit modifikátory dostupnosti v nastavení cen.


2. Při jakékoliv modifikaci rezervace je dobré si překontrolovat správnost údajů, především u skupin. Každý portál posílá informace trochu jinak, proto je někdy obtížné situaci programově správně vyhodnotit. Nejčastěji vznikají potíže v počtu objednaných pokojů nebo se stane, že některá z rezervací může skončit na čekací listině. Poté je dobré rezervace upravit manuálně.


3.Duplikace - každá rezervace, která příjde via channel manager, má u sebe v sekci "Data z channel manageru", ve které je shrnutí rezervace včetně detailního rozpisu objednaných pokojů - je potřeba si vždy překontrolovat, zdali tento počet souhlasí s počtem rezervací v našem systému. Duplikace jsou relativně raritní situace s ohledem na celkový počet zpracovaných rezervací, nicméně je škoda kvůli tomu přijít o disponibilní pokoj. Problém je nejčastěji způsoben tím, že nám channel manager notifikuje novou rezervaci několikrát a systém i přes kontrolní mechanizmy rezervaci zaintegruje pod heslem "lépe duplikovat, nežli ztratit".


Tip: Konfirmační emaily si můžete jednoduše přizpůsobit. V menu – nastavení – nastavení emailingu si můžete vytvořit své vlastní emailové šablony a následně ji přiřadit k příslušné akci (modifikace, storno, chyba integrace, …).


Modifikace rezervací


Modifikace rezervací jsou nejsložitější akcí, která na channel manageru probíhá. Je to především z toho důvodu, že portály (B.com, Expedia, ...) žádnou akci "modifikace rezervace" nepodporují. Každý jednotlivý portál starou rezervaci zruší a následně pošle novou. Chytrý BetterHotel se snaží Vám maximálně usnadnit práci s rezervacemi, proto jsme vyvinuly skript, který umí tyto změny v čase sumarizovat a navázat úpravy rezervace na jejich stávající předky v
BetterHotelu. Nicméně vzhledem k různorodosti jednotlivých technických řešení není možné najít ideální řešení. Na co si dát pozor: 
  1. Manuálně kontrolujte veškeré modifikace skupinových rezervací - především počet rezervovaných pokojů, počet hostů a celkovou cenu
  2. Nastavte si pro modifikaci vlastní emailovou šablonu, aby jste měli vždy jistotu, že žádnou modifikaci nepřehlédnete
  3. Pakliže chce host přesunout rezervaci na jiný termín, nechte ho modifikaci rezervace udělat přímo přes portál, na kterém rezervaci udělal. Pakliže host nezmění typ pokoje přímo na portále, bude systém při každé další modifikaci vracet rezervaci na původně zarezervovaný typ pokoje - akutní možnost overbooku!


Kreditní karty


Pakliže od svých klientů vyžadujete kreditní karty, putují společně s rezervací až do BetterHotelu. Portály poté většinou v zájmu bezpečnosti karty u sebe smažou. Pakliže u rezervace kartu nenajdete, je to v drtivé většině případů způsobeno tím, že ji ani channel manager neobdržel od portálů a takovou kartu je potřeba si vyžádat přímo na portálu. Karta se v BetterHotelu archivuje po dobu platnosti karty s vyjímkou CVC kódu, který se automaticky smaže dva dny po založení rezervace. Pakliže k rezervaci nedorazí kreditní karta vůbec, je možné nás o ni požádat a my jsme schopni Vám ji k rezervaci znovu připojit, nicméně pouze maximálně 7 dní od vytvoření rezervace, poté údaje o kartě maže i channel manager.

 

Co je potřeba mít nachystané

  1. Promyslet vazbu pokojů mezi BetterHotelem a portály.
  2. Nastavit ceník a vyplnit ceny.
  3. Mít v BetterHotelu aktuální dostupnost, tedy doplněné rezervace.
  4. Nastavit si heslo pro kreditní karty (menu – nastavení – rezervační systém – kreditní karty).
  5. Aktivovat si jazyk Angličtinu (menu – nastavení – jazyky a překlady).
  6. Přesvědčit se, že máte na všech portálech, které se budou připojovat, nastavenou měnu na EURo!



Kdy je potřeba nás kontaktovat


Obecně platí, že byste neměli provádět ani autorizovat akce, které by jakkoliv mohli ovlivnit vytvořenou vazbu mezi portálem a BetterHotelem. Především pak:

  1. Při jakékoliv úpravě typů pokojů, počtu pokojů nebo změně typů pokojů u jednotlivých pokojů v BetterHotelu.
  2. Při jakékoliv změně typů pokojů na portálech, především přidání nového typu nebo smazání stávajícího.
  3. Při změně v cenových plánech na portálech i v BetterHotelu, především při přidání nového ceníku (rate) nebo smazání původního.
  4. Při aktivaci nebo deaktivaci speciálních nabídek na portálech – Genius, MLOS apod.



Technické limitace


Přes veškerou snahu existují technické limitace, které se týkají především rychlosti přenosu dat z Better Hotelu na portály a obráceně. 


Stahování rezervací a usazování na štafle probíhá velice rychle, nejčasněji v rámci desítek vteřin od založení rezervace na portále. Může se ale stát, že se rezervace při průchodu channel managerem zdrží a dorazí do systému v horizontu několika minut. Nikdy by to však nemělo být více než pět minut. Pakliže zaregistrujete podobné nebo delší prodlení, kontaktujte prosím naší zákaznickou podporu. 


Aktualizace dostupnosti, cen a restrikcí na portálech via channel manager je komplikovanější a obvykle trvá delší dobu. Berte také prosím na vědomí, že aktualizační doba se pro každý portál může lišit. Nejrychleji se dokáže synchronizovat Booking.com, kde se aktualizační doba pohybujeme v řádech několika minut, obvykle cca 2 až tři minuty. U jiných portálů, např. Airbnb může aktualizace trvat třeba i 10 minut. Nejedná se ani tak o zdržení na straně Better Hotelu - ten dokáže vyslat aktualizační požadavek nejdéle do 40 vteřin. Zdržení je obvykle na straně portálu. Platí zde také lineární úměra mezi velikostí aktualizační dávky a časem potřebným k aktualizaci, tedy aktualizační balíček pro ceny na víkend bude samozřejmě mnohem rychlejší než update ceny na další dva roky dopředu.


Nenapadlo nás, že bychom to museli někdy řešit, ale pro jistotu - k vyblokování kapacity k prodeji dochází až v momentě, kdy uložíte formulář s novou rezervací. Samotné otevření formuláře nemá žádný vliv na zablokování vybraného termínu. Pakliže potřebujete termín rychle zablokovat použijte buď online blok nebo uložte rezervaci prázdnou, kterou poté můžete následně znovu editovat. 



Airbnb - připojení a limitace

Airbnb, byť jeden z největších celosvětových zprostředkovatelů ubytování, má paradoxně naprosto nejhorší možnosti připojení. Nemá dokonce ani technické rozhraní, jako mají ostatní portály, přes které by bylo možné rozumně synchronizovat ceny a dostupnost. Vše probíhá metodou tzv. screen scraping, kdy server předstírá, že se jedná o běžného uživatele webu a snaží se Airbnb podstrčit ceny a dostupnost a na druhou stranu z něj vylákat nové rezervace. Prakticky to znamená to, že připojení je pomalejší a ne na 100% spolehlivé. Největší problém momentálně registruje při stahování nových rezervací, které je bohužel přímo závislé na akci stran extranetu Airbnb a to si někdy lidově řečeno dělá co chce. Průměrná doba integrace takové rezervace je cca 10 minut, nicméně registrujeme i takové případy, kdy to trvá několik desítek minut nebo i jednotky hodin. V exponovaných termínech proto doporučujeme také kontrolovat přímo portál Airbnb, abyste se vyhnuli případným nepříjemnostem. 



Omezení jednotlivých portálů


Berte na vědomí, že ne všechny portály, podporují veškeré restrikce. Upřímně celou baterii restrikcí, kterou Vám dáváme k dispozici podporuje snad pouze Booking.com, ostatní portály je podporují tím méně, čím menší je jejich význam na trhu. Níže uvádíme konkrétní omezení u vybraných portálů, pakliže budete chtít konzultovat konkrétní omezení dalších portálů, neváhejte nás kontaktovat.

HRS
  • Pakliže je jeden reálný room type namapovaný na více room type na HRS, popřípadě i na více rates, dochází k duplikování dostupnosti. Např. pakliže máte jeden pokoj a nabízíte jako double i jako single, HRS bude prodávat dva pokoje, které si může kdokoliv zarezervovat i jako skupinu. Pokud k tomu máte navíc ještě aktivní "hot deal" (např. nonrefundable cenu), bude HRS nabízet Vás jediný pokoj dokonce 4x.


Airbnb
  • Technické limitace uvedené výše!
  • Nelze nastavit pokročilé restrikce (minimum a maximum stay, close to arrival, close to departure). Pokud máte na Airbnb zapnuté "smart prices", nedochází k aktualizaci cen. Rezervace se stahují do channel manageru pouze, pokud máte v Airbnb aktivovaný "Instant booking". 

Expedia
  • Nepodporuje minimum stay delší než 4 noci. Při zadání delšího počtu min. stay dojde buď 1) ke zkrácení min stay na 4 noci, nebo 2) k uzavření kapacit k prodeji. (Pro změnu nastavení kontaktujte zákaznickou podporu)


HostelWorld

  • Nepodporuje žádné restrikce. Ve výchozím nastavení máme aktivní "silné restrikce", tzn. že vždy, když nastavíte jakoukoliv restrikci, dochází k automatickému uzavření kapacit na daný termín a room type na HostelWoldu. (Pro změnu nastavení kontaktujte zákaznickou podporu)