V tomto článku se budeme zabývat správným nastavením uživatelských účtů. Náš systém je nastavený tím způsobem, že by každý, kdo by měl mít kdy do systému přístup, měl mít svůj vlastní uživatelský účet. A to i včetně brigádníků a uklízeček. Obecně není dobré, aby se pod jeden účet přihlašovalo více lidí a to hned z několika důvodů. Každému uživateli můžete individuálně nastavit konkrétní uživatelská práva v rámci systému. Tedy budete mít naprostou kontrolu nad tím, kdo co může udělat v systému a kdo co nemůže. Dále je nutno zmínit skutečnost, že systém obsahuje kompletní historii všech akcí, které jsou v systému provedeny. Toho si můžete například všimnout v rámci rezervace, kde v horní nabídce naleznete kolonku Historie.
Můžete tedy jako manager kdykoliv zkontrolovat, co se s danou rezervací stalo a především kdo danou změnu udělal. Nechme už teorie a pojďme se podívat přímo do praxe!
1. Správu uživatelských účtů nalezneme opět v rámci hlavního Menu - Uživatelé - Seznam uživatelů.
Zde pak prosím klikněte na Seznam uživatelů.
2. Po rozkliknutí se nám zobrazí následující okno:
3. Nalezneme zde pro nás v tuto chvíli již celkem známé prostředí. Pro jistotu hlavní prvky fungování systému raději připomenu. Vlevo nahoře můžete vidět možnost přidat nového uživatele, případně hned vedlo tohoto tlačítka naleznete tlačítko s logem popelnice, která slouží ke smazání určitého uživatele. Na pravé straně pak vidíme prvek pro editaci uživatele (zelené ozubené kolečko). Zkusme si nyní vytvořit nového uživatele.
4. Po kliknutí na tlačítko Nový uživatel se Vám zobrazí následující obrazovka:
Danou obrazovku budeme vyplňovat opět zleva.
5. První co je potřeba nastavit, je jméno daného uživatele a jeho e-mailovou adresu. E-mailová adresa může být i smyšlená, tedy například adam@mujhotel.cz, nicméně doporučujeme Vám používat od začátku existující e-mailové adresy. V rámci úkolů, které je možné zadávat napříč systémem všem uživatelů, Vám systém umožní daný úkol poslat uživateli systému i na jeho e-mailovou adresu. Dále budeme vyplňovat jakou bude mít daný uživatel Uživatelskou roli. V rámci našeho systému máte možnost nastavit tzv. dvojí nastavení práv. První je v rámci těchto uživatelských rolí a druhé je v rámci sloupce, který vidíte úplně vpravo. Jak ale vlastně uživatelské role fungují? Pro jednoduché vysvětlení jsme si pro Vás připravili následující shrnutí:
Uživatelské role v systému jsou následující: nižší personál, vyšší personál, manager a majitel. Podívejme se ale na jednotlivé odlišnosti těchto uživatelských rolí.
Nižší personál - pokojské, údržbáři apod. Mají přístup pouze ke stavům pokojů a náhledu na štafle.
Vyšší personál - recepce. Mají přístup podle udělených uživatelských oprávnění. Dále platí tyto omezení: nemohou mazat položky z účtu rezervací ani dokladů, které nevystavili a dále ani ze svých účtů po uplynutí časového zámku. Tento časový zámek je defaultně nastaven na jednu hodinu, dá se upravit v Nastavení - rezervační systém - výchozí hodnoty - doklady
Manager - Má přístup ke všem akcím v rámci přidělených oprávnění, navíc může rezervace a doklady trvale mazat.
Majitel - Má přístup ke všem akcím v rámci přidělených oprávnění. Navíc jako jediný může upravovat heslo pro kreditní karty a má náhled do svého vyúčtování (licenční poplatky apod.)
6. Tady jsme se tedy dozvěděli, co znamenají které uživatelské role. V rámci těchto oprávnění se nyní přesuneme do pravé části obrazovky. Zde můžeme vidět kolonku s názvem Uživatelská oprávnění. Pod ní naleznete možnost danému uživateli umožnit v rámci daného segmentu, který máte uvedený vždy v levém sloupci, dané záležitosti prohlížet, upravovat či dokonce mazat. Pokud například víte, že nechcete recepčním dovolit cokoliv smazat, naleznete nad každým sloupcem možnost označit vše. Stiskem tohoto tlačítka tedy můžete hromadně dané oprávnění uživateli odebrat. Tuto část systému doporučujeme si důkladně projít a ideálně si i nově vytvářený uživatelský účet sám vyzkoušet. Zde silně doporučujeme omezit počet uživatelů, kteří mají přístup do Uživatelských účtů na minimum, ideálně pouze na majitele a případně i managery.
7. Po této menší odbočce se vrátíme do levého sloupce a budeme pokračovat hned pod rolí uživatele. První, co zde můžete vidět, je možnost vybrat si příslušné pohlaví. Toto rozlišení prosím nepodceňujte neboť systém Vás bude podle Vašeho pohlaví oslovovat.
8. Pod výběrem pohlaví je pak třeba doplnit heslo. Sílu hesla nechává systém zcela na Vás. Doporučujeme Vám, ale zvolit spíše složitější heslo, neboť nechceme nikdo ani domýšlet, co by v rámci Vašeho účtu, pod Vaším jménem mohl neoprávněný uživatel napáchat. V rámci síly hesla doporučuji držet se standardem stanoveným i například společností Microsoft:
Vaše heslo by nemělo obsahovat významné části názvu uživatelského účtu nebo celý název. Dále by mělo mít délku alespoň 6 znaků a mělo obsahovat znaky alespoň ze tří z následujících čtyř kategorií:
1, velká písmena anglické abecedy (A až Z),
2, malá písmena anglické abecedy (a až z),
3, 10 základních číslovek (0 až 9),
4, interpunkční znaménka a symboly (například !, $, #, %).
9. Po vyplnění celého levého pole se nyní podíváme na prostřední sloupec.
10. Úplně nahoře naleznete možnost nahrát si do systému Váš profilový obrázek. Tato možnost je samozřejmě zcela dobrovolná, nicméně i tak bychom Vám nahrání tohoto obrázku doporučovali. A to samozřejmě i například Vaším recepčním atd.! Výhod z toho pramenících je hned několik. Jako první zůstává příjemnější uživatelské prostředí, které již s fotkami Vašeho týmu působí opět o něco více příjemně. Další velkou výhodou pak je zobrazení miniatur Vašeho profilového obrázku napříč celým systémem. Tyto miniatury pak celkově usnadní celkovou orientaci v systému v rámci uživatelských akcí.
11. Pod možností nahrát si svůj vlastní profilový obrázek naleznete možnost vybrat si Vaše vlastní barevné rozpoložení systému a také Vaše vlastní pozadí. Toto nastavení je pro každého uživatele jedinečné. Tudíž pokud si Vy ve svém profilu nastavíte například barvy modrou a červenou a k tomu pozadí se západem slunce, bude se zobrazovat pouze Vám. Kolegové si pak mohou nastavit svůj přístup obdobně.
12. Po tomto krátkém estetickém nastavení se podíváme opět do pravého sloupce. Zde nalezneme jednotlivá uživatelská oprávnění, jak jsem se o nich zmiňoval již v bodu č. 6. Pokud jste tedy tomuto nastavení ještě nevěnovali pozornost, nyní máte příležitost. Nás bude po tomto nastavení zajímat i druhé podmenu v rámci tohoto sloupce, které nese název Zpřístupněné instalace.
13. Po kliknutí na Zpřístupněné instalace se Vám zobrazí tato nabídka:
14. Zde si můžete zaškrtnou do kterých objektů bude mít daný uživatel přístup. Samozřejmě toto nastavení se bude týkat spíše majitelů více ubytovacích objektů.
15. A to je vše! Prosím věnujte nastavení uživatelů zvýšenou pozornost. Je to opět jedna z věcí, které nastavíte jednou a budou Vám za to dlouze a spolehlivě fungovat.