V tomto článku navážeme na 1. část nastavení sekce Rezervační systém viz tento odkaz:
1. Půjdeme tedy opět do menu, zde si zvolíme nastavení a dále vybereme rezervační systém. V rámci podmenu, které můžete vidět úplně vlevo, si vyberte Online rezervace.
2. Po rozkliknutí tohoto podmenu byste měli vidět následující obrazovku:
V rámci tohoto nastavení budete nastavovat především Online rezervační formulář a obecně celý online prodej.
3. První box nese název Základní nastavení. Pojďme si ho postupně projít. Výchozí stav online rezervace je takový stav, ve kterém Vám budou chodit z Online rezervačního formuláře rezervace přímo do systému. Udělejme si k lepšímu pochopení modelovou situaci: Pan Novák udělá na Vašich stránkách rezervaci. Tato rezervace se Vám propíše přímo do Vašich štaflí, a to v reálném čase. Vaše recepční nebo přímo Vy se pak můžete tedy jenom podívat na štafle a danou rezervaci si zkontrolovat. Ve chvíli, kdy Vám tato rezervace přijde z Online rezervačního formuláře a propíše se na štafle, jí je přidělen stav podle tohoto nastavení (v případě nastavení, jaké je na obrázku, by to tedy byl stav OPCE).
Výchozí zdroj online rezervace je pak důležitý pro manažerské účely. Pokud si například nastavíte zdroj online rezervace na jeden specifický zdroj pod názvem např. "Online", můžete při zpětné kontrole statistik během jednoho kliknutí vidět, kolik rezervací Vám přišlo přes Vaše webové stránky, kolik přes Booking atd.
4. Další důležitou sekcí je Omezení prodeje. Zde vidíte dva parametry omezení Online rezervací. První je stanovení minimálního počtu hodin před příjezdem, kdy systém hostovi umožní ještě udělat rezervaci. Pokud tedy například nechcete, aby někdo mohl udělat rezervaci později než alespoň 12 hodin předem, stačí sem toto číslo pouze vepsat. Dalším omezením je pak maximální počet dní dopředu. Pokud například nenastavujete ceníky alespoň na rok dopředu, nebo pokud nechcete, aby Vám mohla přijít rezervace například na 2 roky dopředu, opět zde stačí stanovit maximální počet dní.
Vyžadované údaje je stanovení, co Vám všechno o sobě, kromě základních informací, musí klient vyplnit.
5. Na pravé straně pak naleznete box s názvem Pokoje k prodeji. Zde si můžete jednoduchým přepnutím nastavit, které pokoje chcete, nebo nechcete, prodávat přes Online rezervační formulář.
6. Zbytek nastavení Online formu
7. Po nastavení Online rezervací se přesuneme na další podmenu - Kreditní karty
8. V rámci tohoto podmenu budeme nastavovat především ochranné heslo pro platební karty. Dané heslo musí obsahovat nejméně 8 znaků. Toto heslo je nutné zadat vždy, když chcete jakkoli operovat s kreditními kartami. Dobře jej uchovejte, heslo nelze změnit, pouze přepsat. Při přepsaní hesla však ztratíte všechny již uložené karty! Věnujte tedy, prosím, nastavení tohoto hesla zvýšenou pozornost.
9. Další podmenu jistě oceníte, neboť bude ovlivňovat významným způsobem fungování celého Vašeho hotelu. Jedná se o podmenu Interní procesy.
10. V rámci úvodní obrazovky, která se Vám po kliknutí na interní procesy zobrazí, si, prosím, všimněte možnosti přepínání mezi různými nastaveními v rámci vrchní části obrazovky.
11. Začněme na obrazovce Check-in. Zde budeme tedy nastavovat provozní proces, který systém provede při provádění check-in hostů.
V rámci Základního nastavení, které můžete vidět vlevo, můžete nastavit automatickou úpravu stavu pokoje při provedení check-in. Upozorňujeme Vás, že v tomto případě se nejedná o stavy rezervací (jako jsou například opce, rezervováno atd.), ale o stavy pokojů. Tedy o stavy jako například uklizeno, neuklizeno atd. Zde si tedy můžete nastavit dvě automatizace.
První určuje, na který stav se má daný pokoj změnit po provedení check-in na rezervaci na daném pokoji. Defaultně zde máme nastaven stav Neuklizeno, neboť se předpokládá, že po provedení check-in budou na pokoji ubytováni hosté a bude tedy potřeba daný pokoj uklidit.
Druhá pak stanovuje, jaký by měl být ideální stav pokoje při provedení check-in. Defaultně je zde opět nastaveno zkontrolováno, či uklizeno. Pokud by byl pokoj například ve stavu neuklizeno, nebo ve stavu technický problém, systém sám upozorní recepční, že tento pokoj není ve vhodném stavu pro provedení check-in hosta.
Na pravé straně pak můžete vidět možnost přidat vzkaz pro recepční. Tento vzkaz se pak bude zobrazovat komukoliv, kdo bude ve Vašem systému provádět check-in. Tento vzkaz pak můžete zde centrálně měnit v závislosti na jeho obsahu, kterým můžou být například nabídka dalších služeb, či jen připomenutí nabídnutí welcome drinku atd.
12. Po check-in nám zcela přirozeně přichází check-out. Nabídka systému bude v tomto případě velmi podobná. Opět zde můžete nastavit, na jaký stav pokoje se Vám pokoj změní po provedení check-out. Defaultně opět logicky nastupuje Neuklizeno. Vzkaz pro recepční zůstává opět stejný s tím rozdílem, že tento vzkaz se bude zobrazovat při provádění check-out.
13. Po provedení check-in a check-out nás bude samozřejmě zajímat úklid. V levé nabídce si můžete nastavit, na které stavy může daný pokoj měnit tzv. nižší personál (viz Nastavení uživatelů). Zde tedy nastavíte, že například Vaše uklízečka bude moct sama měnit stav pokoje do stavu uklizeno, nebo neuklizeno.
Na pravé straně pak naleznete Automatické akce. Vidíte, že zde můžete například nastavit, aby Vám systém každý 3. den přehodil pokoj do stavu Neuklizeno. Využití této funkce je jenom na Vás a na Vaší fantazii.
14. Jako poslední na nás čeká sekce Recepce. Zde si můžete prvně v levé části obrazovky nastavit automatické uzamykání rezervace. Toto uzamykání má velkou výhodu pro zachování ceny dané rezervace. Představme si následující situaci. 1.1. 2016 jste vytvořili novou rezervaci pro pana Nováka na termín 1.- 5. 5. 2016. Cenu za 5 nocí v tomto případě máte nastavenou například na 500,-. Rezervaci máte vytvořenou a dokonce jste si od hosta nechali zaplatit zálohu 250,-. Čas běží a na začátku března se půjdete podívat na to, jak se daří Vašemu hotelu. Když se podíváte na květen tak vidíte, že je celý téměř beznadějně vyprodán. Rozhodnete se tedy v rámci ceníků zvýšit cenu z původních 100,-za noc na novou cenu 200,-za noc. Podívejme se, co se tedy v systému stane po změně této ceny. Rezervace pana Nováka zůstane samozřejmě nezměněna - celková cena 500,- a z nich uhrazeno 250,-. Co by se ale stalo, kdyby Vám pan Novák zavolal, že si přeje zůstat o dva dny déle, tedy až do 7.5.2016? Rezervaci byste standardní způsobem prodloužili o další 2 noci. A zde může nastat potencionální problém. Systém v tuto chvíli vezme ceny, které máte nastavené v rámci ceníků a aplikuje je na tuto nově upravenou dlouhou rezervaci. 7 nocí, každá po 200,- za noc dle našich výpočtů dělá 1 400,-. To by bylo pro pana Nováka samozřejmě překvapivé. Abyste této úpravě ceny zabránili, můžete si nechat danou rezervaci uzamknout.
Napravo pak naleznete možnost nechat si od systému generovat výkazy pro cizineckou policii automaticky. Systém Vám za dané periodické období sám sestaví výkaz a pošle Vám ho na Váš kontaktní email. Pokud by v rámci tohoto výkazu byla jakákoliv nesrovnalost, systém Vás na ni sám upozorní.
15. Jako poslední podmenu si otevřeme Výchozí hodnoty.
V rámci výchozích hodnot si nastavíte základní hodnoty, se kterými bude celý systém pracovat.
Na pravé straně naleznete Stavy rezervací. Opět zde vidíte výchozí stav rezervace. Dále zde naleznete automatizaci přepínání stavu rezervací po provedení některé činnosti. Zkusme si tuto automatizaci ukázat na příkladu. Recepční Vám do systému vkládá novou rezervaci. Tato rezervace bude ve výchozím stavu - tedy současně ve stavu opce. Klient Vám po týdnu uhradí zálohu. Recepční to tedy zadá do rezervace a pošle klientovi např. ubytovací voucher. Ihned poté, co recepční zadá uhrazení zálohy v rámci dané rezervace, se celá rezervace přepne do stavu Potvrzené. Obdobně tato automatizace funguje při provedení check-in, check-out atd.
Na spodní straně daného formuláře pak naleznete možnost zadat výchozí poznámky pro celý systém. Tyto poznámky se budou zobrazovat u všech rezervací jako dané poznámky pro úklid, či manažerské vzkazy.