Zálohový list vs. Zálohová faktura
Zálohový list neslouží na rozdíl od zálohové faktury jako účetní doklad. Obecně zálohový list má hlavní účel jako prostředek na vyžádání si zálohy od klienta. Nicméně zálohu můžete od klientů požadovat i například prostřednictvím prostého e-mailu. Jakou formu zvolíte je samozřejmě na Vás.
Zálohový list
Zálohový list můžete získat mnoha způsoby.
0. Pokud chcete zálohový list pouze vytisknout, klikněte na štaflích na rezervaci pravým tlačítkem mysi a v menu si vyberte "Zálohový list" - systém Vám následně vygereruje zálohový list do PDF.
1, Při rozkliknutí rezervace dvojklikem můžete v rezervačním formuláři dané rezervace kliknout na Záloha za pobyt
2, Po jejím rozkliknutí se Vám zobrazí následující nabídka:
Zde můžete mimo jiné upravit základní nastavení dané zálohy - viz řádky Splatnost, Var. symbol atd.
3, Zde pak můžete kliknout na možnost odeslat zálohový list. Následně se Vám zobrazí klasický e-mailový klient:
V hlavní části obrazovky vidíte základní možnosti nastavení e-mailového klienta. Vidíme zde Příjemce, který se nám v případě vyplnění e-mailu v kartě klienta vyplní automaticky. Kopie značí možnost vybrat e-mail, na který se pošle kopie daného e-mailu. Níže poté máte možnost vybrat si jednu z přednastavených šablon e-mailu ve Vašem systému.
4, V rámci debaty ohledně zálohových listů nás bude zajímat především pravá část e-mailového klienta. Zde nám pak červená šipka ukazuje na jednu z příloh - Zálohový list. Tento list si můžeme před samotným odesláním zobrazit klikem na lupu před začátkem nápisu Zálohový list. Jestli pak bude k e-mailu přiložen jako příloha pak můžeme zvolit kliknutím na klasický přepínač, který nalezneme vlevo od nápisu Zálohový list.
5. Pro zjednodušení práce si můžete proces zautomatizovat vytvořením emailové šablony (menu - nastavení - emailing), kde si můžete vytvořit šablonu pro odeslání zálohy. Nezapomeňte poté tuto šablonu přiřadit k příslušné akci (viz pravý sloupec v nastavení emailových šablon) - systém poté automaticky přiřadí tuto šablonu k odeslání zálohového listu.
Zálohová faktura
Zálohová faktura na rozdíl od zálohového listu může sloužit jako účetní doklad. Vytvoříme ji následujícím způsobem:
1, Klikněte jednou na rezervaci ve štaflích. Zobrazí se Vám "malý formulář rezervace". Zde naleznete tlačítko "Uhradit zálohu".
2, Po kliknutí na Uhradit zálohu se Vám zobrazí následující obrazovka:
Zde si pak můžete nastavit veškeré další náležitosti pro danou Zálohovou fakturu. Pro bezproblémové fungování záloh doporučuji si projít Číselné řady.
Ty naleznete cestou Menu - Nastavení - Rezervační systém - Číselné řady. Zde je pak vhodné si nastavit speciální číselnou řadu pro zálohové faktury. Následně si ve stejné sekci otevřete Výchozí hodnoty a zde vyberte záložku pokročilé - zde můžete připojit číselnou řadu k úhradám záloh.
3, Po kliknutí na tlačítko uhradit se nám zobrazí opět standardní e-mailový klient:
Zde pak můžeme vidět, že v jeho pravé části se nám zobrazuje jako příloha příslušná faktura. Tu si opět můžeme před odesláním nechat zobrazit kliknutím na lupu před nápisem Doklad.
Opět doporučujeme vytvořit si emailovou šablonu pro potvrzení úhrady zálohy. (Viz výše)
4, Tato faktura se nám také ukládá, na rozdíl od zálohového listu, přímo do systému. Tyto faktury pak můžeme nalézt cestou Menu - Pokladna - Doklady
5, Zde pak můžeme takto vystavenou zálohovou fakturu vidět buď v rámci všech platných dokladů, případně si pak můžeme nechat systémem faktury vyfiltrovat (šipka vpravo).
