(6 minut čtení)

Gratulujeme Vám k pořízení vlastního channel manageru, jste na nejlepší cestě k tomu stát se opravdu chytrým hoteliérem. Channel manager je kouzelná věc, která Vám ušetří obrovské množství času a nákladů. Navíc je plně automatický, takže se o něj nemusíte starat. Má však svá pravidla, která je dobré ve svém vlastním zájmu respektovat. Pojďme se tedy podívat trochu pod povrch.

Aktivace channel manageru

Před aktivací channel manageru je nutné mít ve svém účtu v Better Hotelu vyplněné ceny (doporučujeme alespoň na dva roky dopředu) a aktualizovanou dostupnost. V momentu připojení portálu channel manager vymaže na portále veškeré údaje o cenách a dostupnosti a nahradí je údaji z Better Hotelu.

Tip: Pokud na kterýkoliv termín nemáte vyplněné ceny, channel manager automaticky daný termín uzavře k prodeji. Dobré je také použít nastavení minimální ceny u každého typu pokoje.

Před aktivací každého portálu na channel manageru je nutné jej takzvaně „namapovat“, toto mapování provádíme my. Mapování znamená vytvoření vazby (ceny, dostupnost) mezi Better Hotelem a portálem. Každý portál se mapuje zvlášť a každý má svá specifika. Mapování probíhá tak, že si od každého portálu vyžádáme seznam nabízených typů pokojů a seznam ceníků. Následně na každý typ pokoje připojujeme příslušný typ pokoje z Better Hotelu. Vytváří se zde tedy vazba 1:1. Stejně tak se budou připojovat i Vaše ceníky. V Better Hotelu je tedy nutné mít totožnou skladbu typů pokojů, jakou máte na portálech. Jinak bývá mapování dost obtížné. Vyplývá z toho také to, že pakliže máte větší množství portálů, je dobré mít na každém z nich více méně totožnou sestavu typů pokojů. V opačném případě je připojení všech portálů k jednomu účtu v Better Hotelu dost obtížné nicméně ne nemožné.

Tip: Pokud chcete urychlit mapování portálů a vyvarovat se zbytečným nepříjemnostem, je dobré si předem promyslet a poté nám zaslat, které typy pokojů v Better Hotelu se budou párovat ke kterým typům pokojů na portálech.

Pokud máte na portále více ceníků než v Better Hotelu (např. MLOS3, Packages apod.), je potřeba s námi tyto skutečnosti konzultovat. Pakliže máte totiž na portále ceník, který není namapovaný, znamená to, že do něj channel manager nebude vkládat žádná data, tedy ani ceny ani dostupnost a takový ceník si pak žije vlastním životem. Může se poté lehce stát, že přes takový ceník dorazí rezervace na úplně obsazený termín nebo rezervace se směšně nízkou cenou. Řešení jsou poté dvě, buď vytvoříme virtuální ceník, který k němu namapujeme nebo je potřeba přebytečný ceník na portálu smazat. 

Nově umí portál Booking.com přijímat ceny v CZK, nicméně pakliže tuto možnost budete chtít využít, je třeba předem s portálem domluvit přepnutí měny. Zároveň platí, že měna všech Vašich portálů připojených k channel manageru by měla být stejná.

Důležité je zapamatovat si, že vazba se vytváří v momentu namapování a neumí se sama aktualizovat. Pokud tedy provedete po namapování portálu jakékoli změny ve skladbě pokojů nebo v cenových plánech v Better Hotelu nebo na portále, je potřeba nám tyto skutečnosti okamžitě nahlásit, jinak riskujete nepříjemné potíže např. ve formě overbooků, nesmyslných cen apod, za které nemůžeme nést žádnou odpovědnost.

Po aktivaci channel manageru, tedy propojení Better Hotelu s portálem, je NUTNÉ provést namátkovou kontrolu namapovaných cen a dostupnosti. Stačí tedy, když vyberete 3-4 náhodné termíny a zkontrolujete ceny a dostupnost jednotlivých namapovaných pokojů. Bohužel tuto kontrolu nemůžeme provést za Vás, proto Vás prosíme o součinnost při mapování. V případě, že neobdržíme žádnou reakci, potvrzení nebo odpověď z Vaší strany, máme za to, že je mapování v pořádku. 

Párovací tabulka ceníkových položek (extrasů) Vám umožňuje automaticky převádět položky z OTA (např. Booking.com) na odpovídající prodejní položky v systému Better Hotel. Díky tomu se k položkám v účtech rezervací automaticky přiřadí správné DPH a účetní vazby. Při přijetí rezervace s extra položkou systém vyhledá v párovací tabulce odpovídající položku a přidá ji na účet nově vytvořené rezervace. Název položky v tabulce musí přesně odpovídat textu, jak jej OTA zasílá, jinak se položka nespáruje (vč. případných jazykových mutací). Párování probíhá jen u nově stažených rezervací.

Import rezervací z portálů

V rámci zrychlení zapojení channel manageru nabízejí některé portály (Booking.com, Expedia, Airbnb) možnost importovat rezervace přes channel manager přímo do Better Hotelu. Výrazně tak můžete zkrátit své úsilí, které byste jinak museli věnovat nastavení základních parametrů dostupnosti Vašich kapacit. Pakliže chcete využít importu rezervací, neváhejte nás kontaktovat.

POZOR: Import rezervací je vždy závislý na datech, které nám zašle příslušný portál. Z naší zkušenosti bohužel vyplývá, že ne vždy dojde ke stažení všech rezervací nebo naopak portál zašle rezervace duplicitně. Berte na vědomí, že Better Hotel nenese žádnou odpovědnost za případné potíže, které by vznikly na základě importu rezervací. Stejně tak berte na vědomí, že i po importu rezervací je nutné všechny rezervace projít a zkontrolovat, zdali jsou naimportované správně a hlavně, zdali jsou naimportované všechny!

Ceny podle počtu osob

Ceník v Better Hotelu Vám umožní velmi pohodlně nastavit ceny podle počtu osob. Bohužel, některé portály (Booking.com, HRS, …) nejsou schopné takové ceny přijmout a umožňují nám nastavit pouze celkovou cenu za pokoj. Pokud chcete rozlišit cenovou nabídku podle počtu osob, je nutné se u takových portálů obrátit přímo na jejich zákaznickou podporu. Vy se následně rozhodnete, jestli budete rozlišení řešit formou příplatku nebo slevou, to znamená, jestli se rozlišení bude odvíjet od ceny za plnou obsazenost pokoje nebo od ceny při obsazenosti jednou osobou. Nám pak sdělíte, pro kterou možnost jste se rozhodli. Avšak mějte na paměti, kterou možnost využíváte, protože jestli budete chtít ceny měnit a budete chtít, aby se nová cena propsala i na portály, musí se změnit především ta cena, od které se celý rozpočet odvíjí. 

Přijímání rezervací

Rezervace z připojených portálů se do Better Hotelu přijímají automaticky. Better Hotel Vám navíc vždy odešle konfirmační email. Naopak v momentu připojení channel manageru přestanete dostávat konfirmace (email, fax) z portálů. V drtivé většině případů není vyžadován žádný Váš zásah. Nicméně občas nastanou situace, kdy je dobré dát si pozor:

1. Rezervace skončí na čekací listině. Tato situace může nastat u nové rezervace nebo u modifikace. Do emailu dostanete email, který je označen jako „Chyba integrace“. Problém je v tom, že pro danou rezervaci není na celé její období kontinuálně volný žádný pokoj. Rezervace se tedy uloží na čekací listinu a čeká. Chytrý Better Hotel navíc automaticky sníží dostupnost daného typu pokoje (pomocí modifikátoru v nastavení cen) a nemůže se tedy stát, že by došlo k prodání dalšího pokoje. Nyní je nutné vytvořit si místo na štaflích, umístit rezervaci na pokoj a dále manuálně upravit modifikátory dostupnosti v nastavení cen.

2. Při jakékoliv modifikaci rezervace je dobré si překontrolovat správnost údajů, především u skupin. Každý portál posílá informace trochu jinak, proto je někdy obtížné situaci programově správně vyhodnotit. Nejčastěji vznikají potíže v počtu objednaných pokojů nebo se stane, že některá z rezervací může skončit na čekací listině. Poté je dobré rezervace upravit manuálně.

3.Duplikace - každá rezervace, která přijde via channel manager, má u sebe sekci "Data z channel manageru", ve které je shrnutí rezervace včetně detailního rozpisu objednaných pokojů - je doporučeno si vždy překontrolovat, zdali tento počet souhlasí s počtem rezervací v našem systému. Duplikace jsou relativně raritní situace s ohledem na celkový počet zpracovaných rezervací, nicméně je škoda kvůli tomu přijít o disponibilní pokoj. Systém i přes kontrolní mechanismy rezervaci zaintegruje pod heslem "lépe duplikovat, nežli ztratit".

Tip: Konfirmační emaily si můžete jednoduše přizpůsobit. V menu – Emailing - Šablony si můžete vytvořit své vlastní emailové šablony a následně ji přiřadit k příslušné akci (modifikace, storno, chyba integrace, …).

Modifikace rezervací

Kreditní karty

Pakliže od svých klientů vyžadujete kreditní karty, putují společně s rezervací až do Better Hotelu. Portály poté většinou v zájmu bezpečnosti karty u sebe smažou. Pakliže u rezervace kartu nenajdete, je to v drtivé většině případů způsobeno tím, že ji ani channel manager neobdržel od portálů a takovou kartu je potřeba si vyžádat přímo na portálu.

Karta je v Better Hotelu uložena dle základního nastavení pro platební karty (Hlavní menu > Nastavení > Nastavení plateb a terminálu), kde výchozí nastavení říká, že 5 dní po ukončení kartu smaže. Pakliže k rezervaci nedorazí kreditní karta vůbec, je možné nás o ni požádat a my jsme schopni Vám ji k rezervaci znovu připojit, nicméně pouze maximálně 7 dní od vytvoření rezervace, poté údaje o kartě maže i channel manager.

Co je potřeba mít nachystané

1. Promyslet vazbu pokojů mezi Better Hotelem a portály.
2. Nastavit ceník a vyplnit ceny.
3. Mít v Better Hotelu aktuální dostupnost, tedy doplněné rezervace.
4. Nastavit si heslo pro kreditní karty (Hlavní menu > Nastavení > Nastavení plateb a terminálu).
5. Aktivovat si jazyk Angličtinu (menu – Nastavení – Jazyky).
6. Přesvědčit se, že máte na všech portálech, které se budou připojovat, nastavenou stejnou měnu. 

Pozor - pokud je již channel manager napojený, je zakázáno měnit měnu pro channel manager ve správě ceníků. Může dojít k přerušení synchronizace dat. 

Kdy je potřeba nás kontaktovat

Obecně platí, že byste neměli provádět ani autorizovat akce, které by jakkoliv mohli ovlivnit vytvořenou vazbu mezi portálem a Better Hotelem. Především pak:

1. Při jakékoliv úpravě typů pokojů, počtu pokojů nebo změně typů pokojů u jednotlivých pokojů v Better Hotelu.
2. Při jakékoliv změně typů pokojů na portálech, především přidání nového typu nebo smazání stávajícího.
3. Při změně v cenových plánech na portálech i v Better Hotelu, především při přidání nového ceníku (rate) nebo smazání původního.
4. Při aktivaci nebo deaktivaci speciálních nabídek na portálech – Genius, MLOS apod.
5. Při změně pravidel výběru poplatků z pobytu. 
6. Při změně měny na portálu či v Better Hotelu. 
7. Při změně hesla při přihlášení do některých portálů, kde je mapování prostřednictvím přihlašovacích údajů, nikoliv ID (AirBnB). 

Technické limitace

Přes veškerou snahu existují technické limitace, které se týkají především rychlosti přenosu dat z Better Hotelu na portály a obráceně. 

Stahování rezervací a usazování na štafle probíhá velice rychle, nejčasněji v rámci desítek vteřin od založení rezervace na portále. Může se ale stát, že se rezervace při průchodu channel managerem zdrží a dorazí do systému v horizontu několika minut. Nikdy by to však nemělo být více než pět minut. Pakliže zaregistrujete podobné nebo delší prodlení, kontaktujte prosím naší zákaznickou podporu. 

Aktualizace dostupnosti, cen a restrikcí na portálech via channel manager je komplikovanější a obvykle trvá delší dobu. Berte také prosím na vědomí, že aktualizační doba se pro každý portál může lišit. Nejrychleji se dokáže synchronizovat Booking.com, kde se aktualizační doba pohybujeme v řádech několika minut, obvykle cca 2 až tři minuty. U jiných portálů, např. Airbnb může aktualizace trvat třeba i 10 minut. Nejedná se ani tak o zdržení na straně Better Hotelu - ten dokáže vyslat aktualizační požadavek nejdéle do 40 vteřin. Zdržení je obvykle na straně portálu. Platí zde také lineární úměra mezi velikostí aktualizační dávky a časem potřebným k aktualizaci, tedy aktualizační balíček pro ceny na víkend bude samozřejmě mnohem rychlejší než update ceny na další dva roky dopředu. 

Upozornění: u některých portálů se v extranetu po namapování nezobrazí restrikce (např. min. stay 3), dokud se v channel manageru neotevře prodej. Zobrazuje se hodnota 0 nebo 1. Proto je potřeba - v případě specifické hodnoty restrikce - zaměřit se na správnost synchronizace a kontrolu po otevření prodeje.

Nenapadlo nás, že bychom to museli někdy řešit, ale pro jistotu - k vyblokování kapacity k prodeji dochází až v momentě, kdy uložíte formulář s novou rezervací. Samotné otevření formuláře nemá žádný vliv na zablokování vybraného termínu. Pakliže potřebujete termín rychle zablokovat použijte buď online blok nebo uložte rezervaci prázdnou, kterou poté můžete následně znovu editovat. 

• Pakliže je jeden reálný room type namapovaný na více room type na HRS, popřípadě i na více rates, dochází k duplikování dostupnosti. Např. pakliže máte jeden pokoj a nabízíte jako double i jako single, HRS bude prodávat dva pokoje, které si může kdokoliv zarezervovat i jako skupinu. Pokud k tomu máte navíc ještě aktivní "hot deal" (např. nonrefundable cenu), bude HRS nabízet Vás jediný pokoj dokonce 4x.

• Technické limitace portálu Airbnb uvádíme výše.
• Restrikce, které portál podporuje - Closure, Close to arrival, Close to departure, Min stay on arrival, Max stay on arrival.
• Na portále je dále nutné mít deaktivovanou fci "Smart prices", jinak nedochází k aktualizaci cen. Rezervace se stahují do channel manageru pouze, pokud máte v Airbnb aktivovaný "Instant booking".

Další možnosti nastavení parametrů jsou nastavitelné i ze strany portálu, čili na extranetu Airbnb, je dobré si projít nastavení před mapováním - jedná se především o Min/max advance booking, Instant booking, měna, slevy aj. O ostatních parametrech - jako Default weekend price, cena za extra hosty, Resort fee, Cleaning fee a také Short-term Cleaning fee (nižší než standardní) je nutné nás informovat, pokud je máte nastavené.

• Nepodporuje minimum stay delší než 4 noci. Při zadání delšího počtu min. stay dojde buď 1) ke zkrácení min stay na 4 noci, nebo 2) k uzavření kapacit k prodeji. Pro změnu nastavení kontaktujte zákaznickou podporu. 

HostelWorld

• Nepodporuje žádné restrikce. Ve výchozím nastavení máme aktivní "silné restrikce", tzn. že vždy, když nastavíte jakoukoliv restrikci, dochází k automatickému uzavření kapacit na daný termín a room type na HostelWoldu. Pro změnu nastavení kontaktujte zákaznickou podporu.

Vrbo

• U tohoto portálu je nutné (kromě validace portálu a samotné správnosti profilu z vaší strany) vyplnit veškerá data navíc přímo do channel manageru. Toto vyžaduje koordinaci s námi - musíme vám poskytnout přístup do channel manageru, sekce Vrbo a poté se držet instrukcí sepsaných v manuálu, který tam najdete.