Emailing je v dnešní době jednou z nejsilnějších zbraní, které hoteliér může držet v ruce. Při správném nastavení za Vás navíc systém udělá ohledně e-mailů téměř veškerou práci, kterou pak můžete věnovat dalším činnostem. Zde se budeme zabývat jeho základním nastavením pro Váš hotel.



1. Nastavení emailingu naleznete opět v rámci hlavního Menu - Nastavení - Nastavení emailingu.



2. Po rozkliknutí se Vám zobrazí následující okno:



Pro tuto chvíli poměrně netradičně přeskočíme první viditelné podmenu E-mailové účty, ke kterým se dostaneme později, a půjdeme se rovnou podívat do dalšího podmenu Šablony.


3. Šablony jsou pro automatický chod celého systému velmi důležité a při správném nastavení budou Vám i celé Vaší recepci šetřit velké množství času. 


4. Uprostřed můžete vidět centrální nastavení emailových vzorů. Vidíte zde klasickou možnost přidat novou šablonu a vedle ní popelnici jako symbol pro odstranění některé šablony stávající. Pojďme si ale nyní zkusit vytvořit novou šablonu.


5. Po kliknutí na tlačítko Přidat šablonu, se Vám zobrazí následující okno. 




Zde budete vyplňovat tzv. šablonu. Hlavní účel šablon slouží především k ušetření Vaší práce. Do těchto našich systémových šablon je vhodné si vložit svoje přednastavené zprávy, které posíláte klientům například při potvrzení rezervace. Výhoda našeho systému pak spočívá v jeho práci s tzv. proměnnými, které můžete vidět v levé části obrazovky. V tomto sloupci vidíte pak vždy dvě hodnoty. Hodnota vpravo v závorkách je daná proměnná, kterou, pokud ji chcete vložit do dané šablony, jednoduše zkopírujete i se závorkami. Hodnota vpravo pak vysvětluje význam dané proměnné. Jako příklad Vám můžu uvést defaultně nastavený email:


Potvrzení rezervace


Děkujeme, že jste si vybrali (HOTEL_NAME).


Vaše rezervace číslo (RES_CODE) byla přijata.


Rezervace: (MAIN_GUEST_NAME)

Datum příjezdu: (ARRIVAL)

Datum odjezdu: (DEPARTURE)

Typ ubytování: (ROOM_TYPE)

Počet nocí: (NIGHTS_COUNT)

Počet hostů: (PERSONS)


Celková cena (TOTAL_PRICE).


V případě jakýchkoliv dalších dotazů nás, prosím, kontaktujte na emailové adrese (HOTEL_EMAIL) nebo na telefonním čísle (HOTEL_PHONE). Pro bližší informace můžete také navštívit naše webové stránky (HOTEL_WWW).


Těšíme se na Vaši návštěvu.


S pozdravem a přáním pěkného dne,


(HOTEL_NAME)


Takto vyplněná šablona se pak zákazníkovi zobrazí s reálnými údaji z dané konkrétní rezervace. 



6. V pravém sloupci pak vidíte možnost připojit k dané šabloně automaticky i některé přílohy. Těmi mohou být například doklad, ubytovací voucher atd. Případně pak můžete přidat i svoji vlastní přílohu obsahující například leták ohledně akcí, které se budou konat ve Vašem hotelu. 


7. Takto vytvořenou šablonu si, prosím, uložte a budeme pokračovat na úvodní nabídce viz bod 3.


Nyní jsme si vytvořili šablonu. Nicméně systém bez Vás pořád neví, kdy má tuto nově vytvořenou šablonu použít. To můžete změnit v rámci pravého sloupce. Pravý sloupec obsahuje téměř všechny možné situace, které mohou v systému nastat a k nim Vám nabízí možnost připojit určitou emailovou šablonu. Vidíte, že někde máte dokonce možnost nechat si v rámci jedné akce upravit email nejenom pro hosta, ale také například pro Vaši recepci. 



Pokud jste prošli celým nastavením až sem, mohu Vám pogratulovat. Zvládli jste celé nastavení našeho rezervačního systému. Až si trochu odpočinete, můžete pokračovat do nastavení uživatelských účtů.